Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki 906/2019
Tiedonhallinnasta vastaa Ylivieskan kaupungissa hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallitus yhdessä kaupunginjohtajan kanssa.
Ylivieskan kaupungin hallintosääntö
Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Ylivieskan kaupungille.
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 – Ajantasainen lainsäädäntö – FINLEX ®
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireillä olevat ja tulevat asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat. Asianhallintajärjestelmässä hallitaan vireillä olevia ja tulevia asioita sekä niihin liittyviä asiakirjoja ja toimenpiteitä. Näihin liittyvät asiakirjat perustuvat asioiden elinkaarenhallintaan eli vireille tuloon, valmisteluun, päätöksentekoon ja tiedoksiantoon, toimenpanoon ja muutoksenhakuun. Asianhallinnan lisäksi kokonaisuuteen kuuluu myös sähköinen kokousympäristö ja arkistointi.
Asianhallintajärjestelmien näkymään, kirjaamiseen ja käyttämiseen myönnetään oikeus virka-asema tai muut työtehtävät huomioiden. Järjestelmä vaatii rekisteröitymistä.
Ylivieiskan kaupungin esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat nähtävissä seuraavista linkeistä:
Ylivieskan kaupungin esityslistat ja pöytäkirjat
Ylivieskan kaupungin viranhaltijapäätökset
Ylivieskan kaupungin kuulutukset
Kuulutuksiin liittyvät asiakirjat ovat myös nähtävillä kaupungintalon vaihteessa. Erityislainsäädäntöön perustuvat kuulutukset julkaistaan myös perinteisellä ilmoitustaululla, joka sijaitsee kaupungintalolla.
Valmisteilla olevat kaavat ovat kaupunkisuunnittelun verkkosivuilla.
Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen
Pääosin Ylivieskan kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Tiedon salassapito perustuu aina lakiin. Salassa pidettävien tietojen salassapitoperusteet ovat julkista tietoa, joka on luettavissa esim. päätöspöytäkirjoista. Asianhallintajärjestelmässä asioille ja asiakirjoille annetaan Kansallisarkiston normin mukainen julkisuusluokka. Julkisuusluokan määrittelyyn vaikuttaa henkilötietoluonne, salassapitoperuste ja salassapitoaika.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Ylivieskan hallintosäännön mukaan valtuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Tietopyynnöt
Ylivieskan kaupunki ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa asiarekisteristä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireille tulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii Ylivieskan kaupungin yhteinen asianhallintajärjestelmä. Tarkempaa tietoa asianhallintajärjestelmän sisällöstä ja rakenteesta saa Ylivieskan kaupungin kirjaamosta.
Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Ylivieskan kaupungin tietosuoja- ja rekisteriselosteihin liittyvät tiedot ovat julkisesti nähtävissä seuraavasta linkistä:
Ylivieskan kaupungin rekisteriselosteet
Tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterin tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Jos tietoja ei löydy suoraan sähköisestä palvelusta, voit lähettää omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön Ylivieskan kaupungin kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.
Tietopyynnön tulee sisältää nimesi, yhteystietosi, henkilötunnuksesi sekä yksilöinnin haluamistasi tiedoista.
Tietopyynnön voi tehdä Ylivieskan kaupungille sähköisesti seuraavasta linkistä:
Asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Tietopyynnöt pyritään käsittelemään viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Laajempiin hakuihin varataan 30 päivän käsittelyaika. Laaja-alaisista, selvitystyötä vaativista tietopyynnöistä voidaan periä maksu toteutuneiden kustannusten mukaan.
Salassa pidettäväksi määritellyn aineiston luovuttaminen edellyttää pyytäjältä oikeutta käsitellä kyseisiä tietoja sekä henkilöllisyyden todentamista asiakirjaa luovutettaessa.
Tietojen oikaisupyynnön voit tehdä seuraavan linkin kautta:
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Teemu Isomaa, teemu.isomaa(at)ylivieska.fi, 044 4294 218
