Yhdistyksen arkistointi

Ovatko yhdistyksesi arkistoasiat kunnossa?

Voit luovuttaa yhdistyksesi arkiston Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon

Yhdistyksillä on mahdollisuus luovuttaa arkistonsa Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon. Ylivieskan kaupungin kulttuuritoimi vastaa aineistojen järjestämisestä ja säilyttämisestä. Niinpä luovutuksesta ei aiheudu yhdistyksille kustannuksia.

Yhdistykset eivät kuulu arkistolain piirin, joten Kansallisarkiston säilytysaikamääräykset eivät koske yhdistyksiä. On kuitenkin erittäin tärkeää saada paikallisten yhdistysten arkistoaines säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että ne palvelevat yleisen ja paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon luovutettuja arkistoja järjestettäessä aineistoihin noudatetaan pääsääntöisesti samoja säilytysaikoja kuin kunnan omiin asiakirjoihin.

Tällä hetkellä kotiseutuarkistoon on luovutettu noin 80 toimintansa päättäneen ja 30 toiminnassa olevan yhdistyksen, osuuskunnan, säätiön tai vastaavaa arkistoa. Niiden lisäksi on perheiden, sukujen, talojen ja yksityisten henkilöiden arkistoja. Kaiken kaikkiaan kotiseutuarkisto käsittää noin 230 eri arkistokokonaisuutta. Aineiston tiedot on viety valtakunnalliseen kotiseutuarkistojen Arvi-tietokantaan http://kotiseutuarkistot.fi/.

Kotiseutuarkiston lisäksi Kansallisarkisto sekä useat yksityiset keskusarkistot ottavat vastaan yhdistysten arkistoja. Näihin on luovutettu ylivieskalaisten yhdistysten arkistoja ennen kotiseu­tuarkiston perustamista, joten ensin kannattaa tarkistaa oman yhdistyksen osalta vanhat luovutukset.

Kun suunnittelet yhdistyksesi arkiston luovuttamista, ota yhteyttä Ylivieskan kaupungin tiedonhallintasihteeriin, joka ohjeistaa aineiston luovutukseen liittyvissä tehtävissä ja laatii luovutussopimuksen.

Selvitetään yhdessä aineiston säilytysajat sekä sovitaan aineiston ennakkoseulonnan suorittamisesta eli tarpeettoman ja määräajan säilytettävän aineiston poistamisesta ennen luovutusta. Samalla voidaan selvittää, onko aineistoa mahdollisesti jo luovutettu muihin arkistoihin. Yhdistyksen toiminnan jatkuessa ohjeistetaan arkistointi ja seulonta uuden muodostuvan aineiston osalta.

Asiakirjamääriltään vähäisten aineistojen osalta voidaan kaikki asiakirjat ottaa vastaan. Tällöin seulonta voidaan suorittaa järjestämisen yhteydessä. Mahdollinen arkistoon liittämättä jätettävä aineisto hävitetään tai palautetaan yhdistykselle sopimuksen ehtojen mukaisesti.

Usein yhdistysten asiakirjoja on jäänyt aikaisempien toimihenkilöiden haltuun. Ennen luovutusta on erittäin tärkeää koota yhdistyksen vanha aineisto eri aikoina toiminnassa mukana olleilta henkilöiltä. Yhdistyksen kannattaa tehdä luovutuksesta päätös toimielimensä kokouksessa.

Tarkempia tietoja kotiseutuarkistosta löydät Ylivieskan kaupunginarkiston sivuilta https://www.ylivieska.fi/kaupunginarkisto/.

Yhteystiedot

Kaupunginarkisto

Lisätietoja kaupunginarkistosta

Arvi-tietokanta

Arvi on kotiseutuarkistojen tietokanta, johon tallennetaan valtakunnallisesti kotiseutuarkistojen arkistoluettelot sekä digitoidaan alkuperäistä arkistoaineistoa.

Ylivieskan Kotiseutuarkisto käsittää noin 200 eri arkistokokonaisuutta. Aineistojen tiedot on nähtävissä valtakunnallisessa Arvi-tietokannassa. Tutustu Ylivieskalaisten yhdistysten aineistotietoihin.