Yhdistysyhteistyöasiakirja

Ylivieskan kaupungin ja järjestöjen välistä yhteistyötä vahvistaaksemme olemme tehneet yhdistysyhteistyöasiakirjan.

• avustukset
• kaupungin tilojen käyttö
• kumppanuus -ja yhteistyösopimukset
• hanketoiminta
• arkistointi
• tapahtumat
• viestintä

Kaupunki järjestää vähintään kaksi kertaa vuodessa kaikille yhdistyksille avoimen järjestötapaamisen, joissa on erilaisia ajankohtaisia teemoja. Liikuntapalvelut, kulttuuripalvelut ja nuorisopalvelut järjestävät ajoittain myös omia erillisiä tapaamisia. Kaupunki tiedottaa tapaamisista verkkosivuillaan www.ylivieska.fi, sähköpostikutsulla, somekanavilla ja uutiskirjeissä.

KESÄTYÖSETELI

Kesätyösetelillä Ylivieskan kaupunki tukee paikallisten 15-17 -vuotiaitten nuorten työllistymistä.
Ylivieskan kaupunki maksaa ylivieskalaiselle yritykselle tai kolmannen sektorin toimijalle korvauksen nuoren työllistämisestä jälkikäteen.

Kolmannen sektorin käyttöön

AVUSTUKSET JA TUET

Kaupungin avustuksia voivat hakea yhdistykset, joiden kotipaikka on Ylivieska. Näitä ovat muun maussa kulttuuri- ja taideyhdistykset, liikunta- ja urheiluseurat, nuorisojärjestöt, eläkeläis- ja seniorijärjestöt, lapsi- ja perhetyön-, kansanterveys- ja monialajärjestöt, asukas- ja kyläyhdistykset, yksityiset henkilöt ja työryhmät ja yleishyödylliset osuuskunnat.

Kaupungin eri toimielimet ja viranhaltijat myöntävät vuosittain suuren määrän erilaisia vapaaehtoisia avustuksia eri yhteisöille. Syksyllä 2018 aloitettiin avustustapojen ja toimintamallien selvitystyö ja sen tuloksena kaupunginhallitus päätti (KH 14.1.2019 §10) hyväksyä uudet avustusten yleiset periaatteet.

Keskeisimpiä uudistuksia ovat mm. kaikkien avustusten hakeminen samaan aikaan samalla hakulomakkeella. Yksi toimija voi saada vain yhtä avustusta ja vain yhdeltä kaupungin toimielimeltä. Edellytyksenä olisi, että avustettavien yhteisöjen toiminnan tulee tukea kaupungin strategian toteutumista.

Jos yhdistyksellä ei ole toimittaa hakuajan päättymiseen mennessä vaadittuja liitteitä, on liitteiden toimittamisaikataulu ilmoitettava joko sähköpostissa tai hakulomakkeen Lisätiedot-kohdassa. Avustuksen haku on kuitenkin tehtävä viimeiseen hakuajankohtaan mennessä. Mahdollinen avustus myönnetään ehdollisena, kunnes hakemuksen pakolliset liitteet on toimitettu.

Haku Kunta-akkunan kautta

Ylivieskan kaupungin avustusperiaatteet

Ylivieskan kaupungin myöntämät avustukset ja niiden yhteyshenkilöt ovat:

NUORISOPALVELUT

Yleisavustus:
Yleisavustusta voivat hakea vain nuorisojärjestöksi rekisteröityneet yhdistykset
Liitä mukaan seuraavat asiakirjat:
– toimintakertomus edelliseltä vuodelta
– tilinpäätös edelliseltä vuodelta
– toimintasuunnitelma (kuluva vuosi)
– talousarvio vuodelle (kuluva vuosi)
– yhdistyksen säännöt, mikäli yhdistys on uusi hakija

Kohdeavustus: sekä nuorisojärjestöt että nuorten vapaat toimintaryhmät. Avustuskriteereinä: matkat ja koulutus osallistujaluettelo, kerhotoiminta toteutuneet kerhokerrat. Liitteeksi kumpaankin kuitit menoista. Kohdeavustusta voi hakea ympäri vuoden.

Vaadittavat lisätiedot: Hakemuksen kohdassa 8. Lisätiedoissa ilmoitettava alle 29-vuotiaiden osuus jäsenistä.

Yhteyshenkilö: Nuorisojohtaja, Elisa Männistö, puh. 044 4294 355.

LIIKUNTAPALVELUT

Yleisavustus:
Toiminta-avustukset käsitellään viimeisimmän voimassa olevan tilinpäätöksen tiedoilla. Liitä liikuntapalveluiden toiminta-avustuksiin seuraavat liitteet:
–          hakemuslomake
–          talousarvio vuodelle (kuluva vuosi)
–          toimintasuunnitelma (kuluva vuosi)
–          toimintatietolomake
–          toimihenkilöilmoitus
–          yhdistyksen viimeisin vahvistettu toimintakertomus ja tilinpäätös

Kohdeavustus:
(Haetaan kohdevuoden loppupuolella viimeistään 31.12.)
– urheilija-apuraha: luotettava selvitys saavutuksesta (esim. tulosluettelo)
– koulutusavustus: jäljennökset kurssimaksuista ja –ohjelmasta
– karttaraha: kulutositteet
– arvokisojen järjestelytuki: selvitys järjestelykuluista, vaikuttavuudesta ja näkyvyydestä

Yhteyshenkilö: Liikuntapäällikkö Piia Hämäläinen, puh. 044 4294 357.

KULTTUURIPALVELUT

Yleisavustus: Toimintakertomus edelliseltä vuodelta, Tilinpäätös edelliseltä vuodelta, Toimintavuoden toimintasuunnitelma sekä talousarvio. Yhdistyksen säännöt, mikäli yhdistys on uusi hakija.
Toimitila-avustus: Kulttuuripalveluiden toimitila-avustus tapahtumaan Akustiikassa tai Puuhkalassa

Yhteyshenkilö: Kulttuurijohtaja Janne Raudaskoski, puh. 044 4294 354.

HALLINTOPALVELUT

Yleisavustus:
toiminta-/tapahtumasuunnitelma talousarvio-/rahoitussuunnitelma yhdistyksen viimeisin vahvistettu toimintakertomus ja tilinpäätös

Yhteyshenkilö: Talouspäällikkö Joonas Yliluoma, puh. 044 4294 211

MAASEUTUPALVELUT

Kyläyhdistyksiltä vaaditaan liitteeksi lisäksi PRH:n rekisteriote.

Yhteyshenkilö: Hyvinvointijohtaja Joose Kemppainen, puh. 044 4294 423

Avustuksen hakijan talous ja hallinto tulee olla voimassa olevien lakien mukaan järjestetty. Hallinto on järjestettävä myös toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Avustuksen myöntäjän suorittaman valvonnan lisäksi on kaupungin sisäisellä tarkastuksella oikeus tarkastaa avustuksensaajan hallintoa ja tilejä. Avustuksen hakijan tulee suorittaa ne järjestelyt, joita avustuksen myöntäjä ja sisäinen tarkastus pitävät tarpeellisina.

KAUPUNGIN TILOJEN KÄYTTÖ

Kaupunki voi antaa hallinnassaan olevia tiloja yhdistysten harjoittaman kansalaistoiminnan käyttöön joko maksuttomasti tai kohtuullista korvausta vastaan. Palvelualueiden tilataksoihin on erikseen määritelty kategoriat esim. maksuttomaan tai alennettuun tilavuokraan. Lisäksi tiettyjä kokoontumistiloja on mahdollista käyttää veloituksetta, esim. kaupungintalon kokoustilat.

Nuorisopalveluiden tiloista käyttömaksua ei peritä, nuorisojärjestöiltä, kouluilta eikä päiväkodeilta. Lisätietoja

Vammais- ja vanhusneuvostojen yhdistyksien ja järjestöjen kokoontumistilavuokran maksaa vammais- ja vanhusneuvosto.

Liikunta- ja kulttuuripalveluiden tiloista on erikseen määritelty maksuluokat. Tilavuokraajat asetetaan eri maksuluokkiin toiminnan mukaan.

Liikuntapalvelut:

I-maksuluokka (-50%)

Urheiluseurojen hinnat koskevat ylivieskalaisia rekisteröityjä urheilu- ja liikuntaseuroja (ry). Ulkopaikkakuntalaisilta urheiluseuroilta veloitetaan muiden ryhmien mukaiset käyttömaksut.

Urheiluseurojen maksuluokkaan kuuluvat myös:

• ylivieskalaiset vapaamuotoiset harrastusyhteisöt, jotka eivät harjoita kaupallista toimintaa ja edistävät ylivieskalaista lasten/nuorten (alle 18 v.) hyvinvointia, liikuntaa ja terveyttä

• osakeyhtiömuotoiset urheilu- ja liikuntaseurat, mikäli niiden toiminta on yleishyödyllistä. Yleishyödyllisyys todetaan ja oikeus alempaan maksuluokkaan kuulumisesta annetaan viranhaltijapäätöksellä

• maksuluokkaan kuulumisen ehtona on käyttäjätilaston kerääminen Ylivieskan liikuntapalveluiden ilmoittamalla tavalla

II-maksuluokka (- 30 %)

• Terveyttä ja hyvinvointia edistävät ylivieskalaiset ryhmät, maksulliset
• kaupungin muut hallintokunnat

III-maksuluokka

• Yritykset
• Ulkopaikkakuntalaiset seurat, yhdistykset

Hinnasto

Kulttuuripalveluiden maksuluokat

I-maksuluokka  

• Perushinta (sisältää ALV 24 %)

II-maksuluokka

• Ylivieskalaiset yhdistykset, järjestöt, esiintyjät ja esiintyjäryhmät (sisältää ALV 24 %)

III-maksuluokka

• Kaupungin omat hallintokunnat (ALV 0 %)

Puuhkalan museon tilavuokrissa on yksi maksuluokka

Hinnasto

KOULUJEN TILOJEN KÄYTTÖ

Kyläyhdistykset voivat käyttää tiloja maksutta.

ENTISTEN KOULUJEN TILOJEN KÄYTTÖ/KYLÄTALOT (Sorvisto, Kantokylä, Pylväs ja Löytty)

Kyläyhdistykset käyttävät tiloja ja huolehtivat niiden siisteydestä ja tilaisuuksien järjestelyistä. Kyläyhdistykset vuokraavat tiloja juhla ym. tilaisuuksiin. Entisten koulujen käyttökustannuksista huolehtii kaupunki.

Vuokrattavia tiloja voit tarkastella Timmi-sivustolta: ….TULOSSA!.

• löydät kaupungin varattavissa olevat tilat helposti osallistujamäärän mukaan
• näet ajan tasalla olevan varaustilanteen
• löydät tiloista kattavat tiedot ja kuvat
• ohjeet tilavarauksen tekemiseen löydät tilakalenterin alta olevasta infosta.

TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄMINEN

Tekninen palvelukeskus myöntää tapahtumaluvat eli maankäyttöluvat kaupungin hallinnoimille tapahtuma-alueille.

Ylivieskan kaupungin tapahtumakalenteriin voitte ilmoittaa tapahtumanne maksuttomasti.

VUOTUISET TAPAHTUMAT KAUPUNGISSAMME

Ryskypäivät – Yhdessä-festivaali – Autokaupan superviikonloppu – Wiljanpäivät – Wanahat wehkeet kylätiellä – Tanssifestivo – Teatterifestivaali – Elokuvafestivaali – Maljaravit – Markkinat – Kotiseutuviikonloppu – Kehitysvammaisten talvipäivät/Huhmarin hulinat – Koko perheen Huhmari – Sun Pampas jne.

Tapahtumissa yhdistykset ja järjestöt ovat mukana mm. esittelemässä toimintaa, järjestämässä toimintapisteitä, järjestysmiehinä, liikenteen ohjauksessa, vuokraavat kalustoa, pitävä kahvilaa ja/tai myyvät makkaraa jne. Tapahtumien järjestäminen on tärkeää myös yhdistysten ja järjestöjen varain- ja jäsenhankinnassa.                                                                                                                                                         

Kasarmintori

Myyntiaika torilla on arkipäivisin klo 7.00-14.00. Kesäkeskiviikkotori klo 13.00-16.00 kesäkuu-syyskuu. Myyntipaikat ovat maksuttomia. Torilla on esiintymislava, jossa voi musisoida, lausua runoja yms. Sähköt saatavissa. Myyntipöydät löytyvät esiintymislavan varastosta.

VIESTINTÄ

• Ylivieskan kaupunki viestii yhdistyksille verkkosivun www.ylivieska.fi/ kautta sekä yhdistysten ja järjestöjen omien sivujen kautta
• Palautetta voi jättää kaupungin nettisivujen kautta.
• Ylivieskan kaupungin tapahtumakalenteri on kaikkien ylivieskalaisten käytössä ja tapahtuman lisääminen kalenteriin on maksutonta.
• Ylivieskan liikunta ja kulttuuripalvelut tiedottavat lisäksi omalla uutiskirjeellä ja sen tilaaminen on maksutonta.
• Nuorisopalveluiden ja -järjestöjen harrastustoiminta löytyy kattavasti Nuorisotoimen koordinoimasta harrasteoppaasta: https://www.ylivieska.fi/kasvatus-ja-opetus/nuorisopalvelut/harrasteopas/
• Kaupungilla on somessa monella tavalla: facebook, instagram ja snapcaht. Ylivieskan yhdistyksillä on myös oma facebook-sivu

Avustusta saaneilta edellytetään, että tiedotuksessa, markkinoinnissa, toimintakertomuksessa tai muulla tavalla ilmoitetaan, että hakija on saanut Ylivieskan kaupungin avustusta. Kaupungin viestinnän ohjeistus. 

KUMPPANUUS JA HANKKEET

Ylivieskan kaupungin hallintokunnat voivat tehdä rekisteröityjen yhdistysten kanssa määräaikaisia yhteistyö- ja kumppanuussopimuksia. Tällainen sopimus voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, jos yhdistyksen toiminnalla voidaan monipuolistaa hyvinvointitoimialan palvelutuotantoa. Yhteistyösopimus on mahdollinen myös esim. yhdistyslähtöiseen auttamistoimintaan tai vertaistukeen liittyvän toiminnan yhteydessä silloin, kun yhdistys on saanut STEAlta (Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus) avustusta toimintaan. Tällä hetkellä yhteistyösopimuksia on mm. Varhaiskasvatuksen ja MLL:välillä.

Ylivieskan kaupunki voi pyytää yhdistyksiä kumppaniksi erilaisiin hankkeisiin. Kaupunki voi olla kumppanina myös yhdistysten hallinnoimissa hankkeissa. Yhteistyön muodoista sovitaan aina hankekohtaisesti. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä heti hankesuunnittelun alkuvaiheessa.

Lisätietoja Hyvinvointijohtaja Joose Kemppainen, puh. 044 4294 234

Hyvinvointikertomus

Hyvinvointikertomuksen tavoitteiden toimeenpanosta ja arvioinnista keskustellaan järjestöjen kanssa järjestötapaamisissa.

ARKISTOINTI

Voit luovuttaa yhdistyksesi arkiston Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon

Yhdistyksillä on mahdollisuus luovuttaa arkistonsa Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon. Ylivieskan kaupungin kulttuuritoimi vastaa aineistojen järjestämisestä ja säilyttämisestä. Niinpä luovutuksesta ei aiheudu yhdistyksille kustannuksia.

Yhdistykset eivät kuulu arkistolain piirin, joten Kansallisarkiston säilytysaikamääräykset eivät koske yhdistyksiä. On kuitenkin erittäin tärkeää saada paikallisten yhdistysten arkistoaines säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että ne palvelevat yleisen ja paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Ylivieskan kaupungin kotiseutuarkistoon luovutettuja arkistoja järjestettäessä aineistoihin noudatetaan pääsääntöisesti samoja säilytysaikoja kuin kunnan omiin asiakirjoihin.

Tällä hetkellä kotiseutuarkistoon on luovutettu noin 80 toimintansa päättäneen ja 30 toiminnassa olevan yhdistyksen, osuuskunnan, säätiön tai vastaavaa arkistoa. Niiden lisäksi on perheiden, sukujen, talojen ja yksityisten henkilöiden arkistoja. Kaiken kaikkiaan kotiseutuarkisto käsittää noin 230 eri arkistokokonaisuutta. Aineiston tiedot on viety valtakunnalliseen kotiseutuarkistojen Arvi-tietokantaan http://kotiseutuarkistot.fi/.

Kotiseutuarkiston lisäksi Kansallisarkisto sekä useat yksityiset keskusarkistot ottavat vastaan yhdistysten arkistoja. Näihin on luovutettu ylivieskalaisten yhdistysten arkistoja ennen kotiseu­tuarkiston perustamista, joten ensin kannattaa tarkistaa oman yhdistyksen osalta vanhat luovutukset.

Kun suunnittelet yhdistyksesi arkiston luovuttamista, ota yhteyttä Ylivieskan kaupungin arkistosihteeriin, joka ohjeistaa aineiston luovutukseen liittyvissä tehtävissä ja laatii luovutussopimuksen.

Selvitetään yhdessä aineiston säilytysajat sekä sovitaan aineiston ennakkoseulonnan suorittamisesta eli tarpeettoman ja määräajan säilytettävän aineiston poistamisesta ennen luovutusta. Samalla voidaan selvittää, onko aineistoa mahdollisesti jo luovutettu muihin arkistoihin. Yhdistyksen toiminnan jatkuessa ohjeistetaan arkistointi ja seulonta uuden muodostuvan aineiston osalta.

Asiakirjamääriltään vähäisten aineistojen osalta voidaan kaikki asiakirjat ottaa vastaan. Tällöin seulonta voidaan suorittaa järjestämisen yhteydessä. Mahdollinen arkistoon liittämättä jätettävä aineisto hävitetään tai palautetaan yhdistykselle sopimuksen ehtojen mukaisesti.

Usein yhdistysten asiakirjoja on jäänyt aikaisempien toimihenkilöiden haltuun. Ennen luovutusta on erittäin tärkeää koota yhdistyksen vanha aineisto eri aikoina toiminnassa mukana olleilta henkilöiltä. Yhdistyksen kannattaa tehdä luovutuksesta päätös toimielimensä kokouksessa.

Tarkempia tietoja kotiseutuarkistosta löydät Ylivieskan kaupunginarkiston sivuilta https://www.ylivieska.fi/kaupunginarkisto/.

Järjestöyhteistyöasiakirja on käsitelty ja hyväksytty 28.4.2022. Päivitetty 4/2024